Привычное «У меня нет времени» звучит нелепо. Представьте, рыба жалуется: «У меня нет воды!» Время — это среда, в которой мы живем. Его не может быть много или мало. Весь вопрос в том, как именно вы используете время.

Марк Форстер пересмотрел такие традиционные понятия управления временем, как списки дел и расстановка приоритетов по важности и срочности. Он считает их ошибочными и наполняет альтернативным смыслом.

Главная задача Марка — выполнить список дел, запланированных на один день. Есть ряд факторов, которые мешают этому: слишком много дел, прерывания, низкая эффективность работы. Он методично проработал каждый из барьеров на пути к «Все сделано!».

Количество дел можно сократить, если научиться их правильно ранжировать. Вместо важности и срочности автор рекомендует руководствоваться обязательствами. Дела возникают в результате обещаний, которые мы дали другим людям.

Чтобы повысить эффективность работы, нужны правила. И Марк Форстер их разработал. Его система базируется на следующих принципах:

1. ясное видение;
2. одно задание за раз;
3. делать понемногу, но часто;
4. выставлять ограничения;
5. использовать закрытые списки;
6. убирать прерывания;
7. руководствоваться обязательствами, а не интересом.

Опираясь на данные принципы, автор придумал несколько полезных техник. Они помогают справиться со списком дел на один день. Цель книги — сделать читателя на 100% креативным, организованным и эффективным в рамках краткосрочного управления временем.

Мысль, решение, действие

Проработку проблемы времени начнем с трех причин нехватки времени. Они связаны с особенностями работы мозга.

Люди сетуют на нехватку времени, потому что их решения не совпадают с поступками. Говорим одно, делаем другое.

Иррациональное и рациональное начало работают в противоположных направлениях. Они представляют суть конфликта между сиюминутным удовольствием и получением награды в долгосрочной перспективе.

Иррациональная природа сильнее рациональной. Дождь на улице она воспринимает как опасность, и человек решает отложить тренировку, несмотря на то, что пообещал заниматься каждый день. Сопротивление и прокрастинация возникают в иррациональной части.

О сложности выполнения задания мы судим по степени внутреннего сопротивления, которое оно у нас вызывает. Она не отвечает реальной ситуации. Бывает, что на деле все гораздо проще, чем мы себе представляли.

Зато рациональная часть умнее. Она может придумать стратегии, чтобы успешно контролировать иррациональную. Кроме желания и воли для успеха необходима система. Она дает ментальную и физическую поддержку. Когда нет системы, человеком управляют случайные стимулы. День превращается в хаос.

Задача — сделать так, чтобы обе составляющие нашего поведения сотрудничали, а не конфликтовали. Идеальный случай «мысль — решение — действие». Вы выполняете задание только по одной причине — вы решили его выполнить.

Обычно, чтобы решить проблему времени, человек стремится работать быстрее. Это возможно, если убрать прерывания, действовать по плану, прояснить цели. Однако в случае успеха человек возьмет еще больше работы. Рано или поздно он достигнет предела загруженности. Проблема времени останется.

По мнению Марка, существует три основных причины недостатка времени:

1. низкая эффективность работы;
2. слишком много дел;
3. слишком мало отведенного на работу времени.

Таким образом, чтобы решить проблему времени, необходимо повысить эффективность работы, сократить количество дел и увеличить время на их выполнение. Узнаем, что для этого предлагает автор.

Креативность, порядок и эффективность

Низкая эффективность — это не только низкая скорость выполнения операций. Следует различать эффективность и целесообразность. Первое означает умение грамотно распоряжаться ресурсами, второе — делать то, что ведет к желаемому результату. Быть эффективным — значит делать все правильно. Действовать целесообразно — значит делать правильные вещи.

Креативность, организованность и эффективность взаимосвязаны между собой. Жизнь может быть хорошо организована, но «стерильна», без креатива. Можно класть вещи на свои места, но при этом не быть эффективным, потому что больше внимания уделяется тому, как выглядит порядок вещей, а не тому, для чего они нужны. И наоборот, можно придумывать отличные идеи, которые останутся мечтами из-за беспорядка в делах.

Эффективное использование времени и высокий уровень занятости — вовсе не синонимы. Эффективное использование времени предполагает, что все, что не требует креатива, переведено в порядок, высвобождающий время на креатив.

В первом приближении:
Эффективность = Креативность x Порядок.

Как следует из формулы, чтобы повысить эффективность, нужно улучшать и креативность, и порядок.

Порядок больше зависит от наличия системы, в рамках которой действует человек, чем от особенностей характера личности. Система помогает делать правильные вещи, в том числе справляться с рутиной. Измените систему, и изменится результат.

Например, большинство обрабатывает электронную почту по принципу «сорвать несколько вишенок», а остальное потом. В результате накапливаются «хвосты». Более продуктивно обрабатывать почту блоками и делать это в заранее отведенное время.

Как выявить плохую систему? По определению, она должна поддерживать работу и облегчать ее выполнение. Если система тормозит вас, пора ее пересмотреть.

Другой способ определить слабое место — понаблюдать за словами. На проблемные участки укажут слова «всегда» и «никогда».

Вопрос: «Почему документы всегда разбросаны по офису?»
Ответ: «Потому что отсутствует место для сбора входящей документации».

Итак, чтобы навести в жизни порядок, необходима система. Познакомимся с принципами системы автора книги, которые помогают ему успешно управлять временем.

Семь принципов управления временем

1. Ясное видение. Это четкое осознание своих целей, а также действий, предпринимаемых для их достижения. Каждый раз, собираясь что-то сделать, спрашивайте себя: «А чего я на самом деле собираюсь достичь?» Чем более ясное видение, тем выше шансы на реализацию.

2. Одно задание за раз. Человек может съесть только одно первое блюдо за один прием пищи. Однако из меню жизни мы часто заказываем несколько блюд. Глаза больше желудка. Держите в фокусе одно задание, делайте его правильно, затем переходите к другому. Где ваше внимание, там и происходит работа.

3. Заниматься регулярно. Мозг работает более эффективно, когда выполняет посильные задания и делает это регулярно. Перерыв между упражнениями необходим для восстановления и адаптации. Во время отдыха мозг формирует новые нейронные связи. Принцип применим для развития как умственных, так и физических способностей человека.

4. Знать меру. Определяйте пределы выполнения задания, например, сроки, используемые ресурсы, объем работ. Когда определены границы, проще сконцентрироваться. Ограничения стимулируют творческое мышление. Проекты с плохо определенными границами «размывают» жизнь и работу.

Свои пределы можно определить опытным путем. Например, если задание вызывает высокий уровень сопротивления, посвятите ему только пять минут и посмотрите, сдвинется ли оно.

5. Закрывать списки. Начинайте день с закрытого списка. Это перечень дел, к которому нельзя добавить новые пункты. Их число только сокращается. Вы отказываетесь выполнять новые задания, пока в списке есть невыполненные пункты. Поскольку цель — выполнить весь список, порядок выполнения — любой.

6. Убирать прерывания. Случайные факторы разрушают планы на день. Пример прерывания — пополнение текущего списка новыми делами. Это значит собираться сделать что-то, что вы не планировали. Своим днем руководит человек, а не случайные события.

Еще один частый случай — отвечать на email-сообщения сразу при их поступлении. В итоге человек прерывается от выполнения задач из списка дел. Используйте другой подход — вы отвечаете на email в специально отведенное время и отвечаете сразу на несколько писем.

Ваши действия спланированы и являются частью системы, которая в том числе помогает справиться с рутиной. Случайные факторы создают естественный шум. Спросите себя: «Что контролирует мою жизнь? Шум или осознанное видение жизненного пути?»

7. Обязательства сильнее интереса. «Дэвид Бекхэм посвятил себя футболу» звучит более значимо, чем «Дэвид Бекхэм интересуется футболом». Мы понимаем, что человек живет и «дышит» своим делом. Преданность одному предполагает отказ от другого.

Видимость или реальная работа

Существует реальная работа и имитация бурной деятельности (ИБД). Первая максимально задействует ваши знания и навыки и ведет к настоящему успеху. Однако может требовать выхода из зоны комфорта, что вызывает сопротивление. Люди склонны идти по более легкому пути. ИБД — это то, что делает человек, чтобы избежать реального дела.

Признаки ИБД

1. Работа занимает все время, но не является вызовом.
2. Вы не используете свои знания и навыки, работаете ниже своего потенциала.
3. У вас нет времени остановиться и подумать.
4. Вы постоянно наступаете на одни и те же грабли.
5. Отсутствует долгосрочное планирование.

Одна из причин, по которой люди загружают себя работой, — неумение отказывать. Когда вам предлагают взять на себя новое обязательство, спросите себя: «Я могу отдаться выполнению этого задания всем сердцем?» Пусть этот вопрос станет вашей привычкой!

Чтобы преуспеть в работе, нужно иметь четкое понимание цели. Она определяет, что делать, а что нет.

Нам нравится работа, которую мы контролируем. Обратная ситуация: работа контролирует нас — вызывает стресс.

Спросите себя: «В чем действительно заключается моя работа?» Сосредоточьтесь на реальной деятельности. Ее отличительные черты: она выводит бизнес или работу на новый уровень; только вы можете ее сделать.

Чтобы заработать деньги в бизнесе, нужно сфокусироваться как можно тщательнее. Ваша цель — делать очень хорошо одну или две вещи. В противном случае сокращайте количество направлений. Аналогичный подход можно применить в любой работе.

Ваша задача — предоставить руководству информацию о вашей загруженности. Обязанность менеджера — следить за тем, чтобы вы получали адекватное количество задач, ведущее к достижению цели.

Ранжировать дела по обязательствам

Два традиционных критерия ранжирования дел: по важности и срочности. Автор книги считает, что они фундаментально ошибочны. Расстановка приоритетов по важности ведет к тому, что некоторые задачи постоянно переносятся, потому что находится что-то более важное. В результате они никогда не выполняются.

Критерий срочности приводит к тому, что люди склонны доводить задание до состояния «горящего». Тогда они его сделают. Неважно, сколько дней есть для написания текста, он все равно будет написан в последний день. Жизнь превращается в постоянную гонку с «горящими» сроками.

Марк предлагает ранжировать дела по обязательствам. Дела возникают в результате данных обещаний: себе, семье, коллегам, работодателю, клиентам. Одни обязательства порождают другие, возникают цепочки из обязательств. Нужно научиться контролировать новые обязательства. У каждого есть предел загруженности.

Если у вас много работы, значит, вы много пообещали. Ранжирование задач по важности не поможет. Единственное, что остается — отказаться от части обязательств. Да, это тяжелое решение. Будут неприятные разговоры. Но в данном случае обязательства нуждаются в «прополке».

Прежде чем взяться за новое дело, спросите себя, как оно повлияет на существующие обязательства. Новое задание может означать отказ от прежнего обязательства. Вовлекаясь в новое дело, будьте готовы, что вам придется пожертвовать выполнением взятых обязательств. Иначе будете жаловаться на нехватку времени.

Что касается критерия срочности, то Марк предлагает начинать с менее срочных дел. Задание стало срочным, потому что мы не приступили к его выполнению раньше. Если придерживаться этого правила, «горящих» дел не останется.

Буфер между запросом и выполнением

Перед нами два автосервиса. В первом работает талантливый механик Петя. Когда ему звонят, чтобы привезти машину в ремонт, он говорит: «Приезжайте, когда удобно». Одновременно он чинит 10 автомобилей. Если кто-то говорит, что машина нужна срочно, он бросает все и занимается этим автомобилем. Петя постоянно задерживается в мастерской допоздна.

Клиенты Пети знают: даже если ремонт занимает пару часов, им придется оставить автомобиль на несколько дней. Возможно, важная часть работы будет упущена. Однако это их устраивает, потому что Петя берет мало денег.

Что отличает Колю от Пети? Реакция на события. Петя реагирует на все, что появляется в его жизни. Он хочет удовлетворить каждого, причем немедленно. В итоге становится заложником событий. Поскольку они возникают случайно, то и жизнь Пети носит случайный характер. Другими словами, она превращается в хаос. Коля подчиняет случайные события себе.

Во-первых, он формирует дистанцию между запросом и его выполнением. Они происходят в разные моменты времени. Во-вторых, свои действия он выстраивает в последовательность, которой четко придерживается.

Есть два состояния: или вы реагируете на запросы случайным образом, или действуете по плану. Благодаря тому, что деятельность Коли организована, он обслуживает больше клиентов и больше зарабатывает.

А какова должна быть дистанция между событиями? Она зависит от срочности задания. Автор предлагает три степени срочности: сейчас, сегодня и завтра. Они не связаны с важностью происходящего, а лишь отражают то, насколько два события разнесены во времени. Узнаем о трех степенях срочности подробнее.

Сейчас или сегодня?

«Сейчас» означает все бросить и полностью уделить внимание новому делу. Есть профессии, основанные на немедленном ответе, например, врач, пожарный, полицейский, консультант в торговом зале, кассир. Здесь уместно подчеркнуть роль организации деятельности для эффективного управления временем.

Запросы возникают случайно. Реагировать на них немедленно помогает система. Если что-то пошло не так, это организационная проблема, а не проблема тайм-менеджмента.
Если ваша деятельность не связана с немедленным реагированием, стоит избегать степени срочности «сейчас».

«Сегодня» предполагает ответ в день поступления запроса. Однако это не означает немедленное выполнение. Вспомните Петю. Он бросается выполнять любые запросы, независимо от их срочности. Это мешает выполнить список дел на день.

Вероятнее всего, вы решите, что сиюминутный импульс не стоит того, чтобы отложить движение к вашей большой цели. В противном случае это будет вашим осознанным решением. Записывание помогает нам переключить поведение с иррационального на рациональное. Возьмите за правило. Записывайте все, что приходит вам в голову и связано с немедленным реагированием. Это также поможет убрать прерывания.

Записи особенно полезны в критических ситуациях. Во время паники люди действуют немедленно. Конечно, речь не идет об эвакуации из горящего здания. Автор пишет об обстоятельствах, когда вместо того, чтобы паниковать, гораздо эффективнее сначала записать все, что можно предпринять. Затем осмыслить — и преодолевать кризис организованным, системным способом.

Дел со статусом «сегодня» должно быть как можно меньше. Вы выполняете их в свободное время от дел, запланированных ранее на текущий день.

Главный навык тайм-менеджмента — умение определять срочность дел. В идеале она должна быть точной — не больше и не меньше. Сомневаетесь? Значит, это может подождать до завтра!

Принцип «маньяна»

Основа хорошего управления временем — это дистанции между запросом и его выполнением, а также формирование последовательности действий. Но какой должна быть дистанция? Обычно это ноль или бесконечность, другими словами — «сейчас» или «потом». Последнее по факту означает «никогда».

Поскольку человек хочет, чтобы задание было выполнено, он стремится сделать как можно больше немедленно. Так и рождаются жалобы «Я ничего не успеваю». Однако на шкале дистанции между заданием и его выполнением есть более эффективное состояние — «завтра».

Главная ценность запросов со статусом «завтра» — их обработку можно планировать. Это позволяет контролировать свой день, оставляя в нем «окна» для событий, требующих быстрого ответа.

Марк говорит себе: «Нет ничего настолько срочного, что не может быть сделано завтра». То есть изначально выражение означало «никогда», потому что завтра никогда не наступит.

Новый принцип «маньяна» конструктивен и позволяет выполнить работу по плану. «Маньяна» Марка Форстера означает, что запланированное будет сделано. Принцип работает, если строго придерживаться его смысла. Отступление от правил жестко штрафуется. Или вы делаете это завтра, ни на что не отвлекаясь, или платите цену — делаете это сейчас, ставя под угрозу выполнение того, что намечено на сегодня.

Чтобы следовать принципу «маньяна», придется отказаться от традиционных списков дел. Они состоят из заданий, которые не имеют отношения к работе, запланированной на сегодня. Взамен автор предлагает инструмент «закрытый список».

Подвести черту

Закрытый список — это список дел на один день, в который нельзя вносить дополнительные задания. Из него можно только вычеркивать пункты по мере их выполнения. Он может быть в виде списка дел, чек-листа. Главное — вы закрываете его, например, подводите черту внизу. Больше ничего не может быть внесено в список. Закрытый список — пример использования ограничений в жизни для повышения эффективности.

Запросы, которые поступают в течение дня, вы вносите в группу «завтра» и формируете из них закрытый список. Каждый день вы работаете с таким списком. Задание со срочностью «сегодня» записываете ниже черты и выполняете после того, как вычеркнуты все пункты закрытого списка.

У вас может быть несколько списков. Например, задания, которые вы выполняете ежедневно, разумно внести в отдельный документ, чтобы не писать их каждый день.
Важное отличие закрытого списка от обычного перечня дел в том, что он помогает вам достичь определенной цели.

Возьмем список продуктов для похода в супермаркет. Это закрытый список. Он помогает купить то, что нужно, и потратить минимум времени на посещение магазина.

Представьте, что у вас список из 20 дел. Их количество фиксировано. Вы игнорируете все прерывания. Ваша цель — к концу дня вычеркнуть все записи. Как только она будет достигнута, вы пойдете домой. Очевидно, что дела в списке разные. Интересно, в каком порядке их выполнять?

В случае системы Марка Форстера ответ прост: «В любом!» Потому что ваша цель — выполнить весь список, и в каком порядке вы это сделаете — неважно. Выполнение всего списка — единственное, о чем нужно беспокоиться.

Если человек не настроен сделать все задания из списка, тогда порядок действительно имеет значение. В этом случае часть заданий текущего дня останется. И что с ними произойдет дальше? Они перейдут на следующий день — добавятся к тем, что уже запланированы. Так будет продолжаться, пока просроченные задания не станут «горящими» и вы не уделите им внимание.

Каждый может выполнить определенный объем работы за день. Закрытый список приводит в соответствие объем заданий с возможностями человека.

Дневник задач

Для контроля выполнения собственных заданий, а также поручений, отданных другим людям, идеально подходит дневник задач. Чтобы не смешивать расписание и задачи, автор использует разные дневники. Он предпочитает бумажный вариант компьютерным программам.

Важное достоинство дневника задач — планирование действий на будущее. Вот его преимущества.

1. Напоминание о том, что нужно выполнить определенное действие в определенное время в будущем.

2. Контроль выполнения. Мы постоянно сталкиваемся с плохим тайм-менеджментом других людей. Выход — в систематическом отслеживании сделанных поручений. Как только отправили запрос, впишите в дневник напоминание проконтролировать его.

3. Мониторинг проектов. Регулярная проверка того, что сделано по проекту. Как только перестаем уделять внимание, проект умирает.

4. Принятие важных решений. Бывают решения, которые мы не хотим принимать в спешке. Необходимо все тщательно взвесить. Например, во время совещаний люди склонны брать на себя обязательства, руководствуясь эмоциями. Не принимайте решения сразу. Впишите в дневник «Обдумать и принять решение по такому-то вопросу».

Марк разбивает задачи на более мелкие. Выполнение небольшого задания вызывает меньше внутреннего сопротивления. Его также можно выполнять регулярно, например, каждый день, до получения ожидаемого результата. Марк четко обозначает результат выполнения проекта.

Прием можно применить и к делам по дому. Вместо того чтобы проводить субботу, занимаясь генеральной уборкой, можно убираться по частям. В понедельник помыть кухню, во вторник убраться в гостиной.

Группируйте задания в блоки и выполняйте их блоками. Например, вы вернулись из отпуска и обнаружили, что почтовый ящик забит сообщениями. Вы фиксируете список писем, разбиваете его на блоки и оформляете разбор блока как задачу. В момент выполнения задачи вы занимаетесь только ей, на новые письма не отвечаете. Принцип группировки однотипных заданий универсален.

Ключевая задача

Представим, что есть задание, выполнение которого особенно важно. Оно является ключевым для вас, потому что его выполнение существенно повлияет на вашу жизнь. Марк называет такие задания «текущим приоритетом».

Если хотите получить гарантированный прогресс по ключевой задаче, выполняйте ее каждый день. Начинайте день с нее. В зависимости от задания периодичность может быть любой. Вы сами ее устанавливаете. Главное — вы делаете это регулярно.

Пример ключевого задания — выполнение просроченных дел. Если вы что-то постоянно откладываете, возможно, оно вне зоны вашего комфорта. Тогда тоже начинайте свой день именно с этого задания.

Проектная работа

Проект — это задача, выполнение которой занимает более одной сессии. Любой проект можно разбить на задачи.

По мнению Майка, есть два типа проектов: повторяющиеся и терминальные (или ограниченные по времени). Первые состоят из однотипных действий, которые повторяются регулярно. Например, изучение иностранного языка, чтение профессиональной литературы, написание статьи, занятие спортом, обучение.

У повторяющегося проекта может быть конечная цель: сдать экзамен, написать статью, пробежать марафон. Однако на первом месте действие, а не результат. Часто по достижении результата проект продолжается — вы ставите новую, более значимую цель. Лучший способ преуспеть в таком проекте — это сделать его привычкой.

Терминальные (ограниченные по времени) проекты состоят из серии заданий, которые приводят к поставленной цели. Этот тип проектов часто встречается в бизнес и организационной среде. Здесь принципиален результат, а не действие. Например, проведение маркетинговой кампании, написание книги. Лучше всего воплощать такие проекты, разбивая их на небольшие задачи, которые вы заносите в дневник задач.

Делегирование

Проектная работа предполагает умение делегировать полномочия. Если вы считаете, что быстрее сделать самому, это сигнал о том, что вам не хватает навыков делегирования.

Контролировать задания, которые вы поручили другом человеку, легче, чем кажется на первый взгляд. Марк Форстер дает несколько рекомендаций.

1. Поручайте задания как можно раньше.
2. Четко формулируйте задание. Будьте конкретным. Указывайте сроки.
3. Установите промежуточные сроки. Они повышают вероятность того, что проект будет завершен вовремя.
4. Напоминайте за день или раньше о приближении сроков.
5. Не слушайте отговорки, почему пропущены сроки. Вас интересует, когда работа будет выполнена. Попросите обозначить новый срок.
Проект подобен домашним цветам. Они требуют регулярного полива, иначе засохнут. Так и делу нужны систематические действия по его развитию.

Как разбирать завалы

Невыполненные задания — тяжкий груз. Они как денежные долги. Чтобы разделаться с ними, во-первых, необходимо их зафиксировать и перестать создавать новые задолженности.

Для этого необходимо сбалансировать бюджет, расходы не должны превышать доходы. Во-вторых, начать гасить долги. Как с деньгами, так и просроченными заданиями используйте принцип «небольшими частями, регулярно».

Ликвидация «хвостов» приносит чувство облегчения и заряжает энергией. Задания с пропущенными сроками автор рассматривать как ключевые проекты. Избавление от всех задолженностей должно стать вашей сверхзадачей. В итоге вы окажетесь на вершине своей работы и полностью посвятите себя решению текущих задач.

Заключение

Наш мир носит вероятностный характер. События — например, заказ от клиента или поручение начальника — происходят случайно. Однако у нас есть выбор, как именно на них реагировать.

Нехватка времени возникает, когда реакция на поступающую информацию носит спонтанный характер. Другой подход — действовать системно.

Марк Форстер предложил альтернативную систему управления временем, которая позволяет любому человеку успешно выполнить запланированное на один день.

Перечислим ее ключевые положения.

1. Записывать задачи.
2. Начинать каждый день с разбора просроченных дел. Действовать поэтапно.
3. Отказаться от ранжирования дел по важности. Классифицировать дела по обязательствам и целям.
4. Использовать три степени срочности: сейчас, сегодня и завтра. Установка по умолчанию — «сделать завтра». Вы заносите все дела в категорию «завтра» за исключением деятельности, связанной с немедленным реагированием.
5. Дела, которые нельзя перенести на другой день, записать отдельно и выполнить в удобное время в течение дня.

Если большая часть дел в категории «завтра», значит, вы отлично организованы. Согласно формуле «эффективность = креативность x порядок», ваша деятельность эффективна.

Сделать все! Мы все к этому стремимся. Но для начала нужно определить: «все» — это сколько? Используйте закрытый список. Это список, который вы выполняете в течение дня, и его нельзя пополнять новыми задачами.

Если взять на себя слишком много, что-то не будет выполнено должным образом. Как определить личную нагрузку? Необходима система принятия нового задания. Беритесь только за ту работу, которая вызывает у вас трепет, которой вы можете отдаться всем сердцем.

Ощущение, что вы контролируете работу, вызывает позитивные эмоции. Они придают сил для выполнения даже нелюбимого задания. Достижения вызывают желание новых побед.

Система «сделай завтра» — это навык. Как и любой другой, он требует практики. Начните завтра!