Тайм драйв Глеб Архангельский саммари

Тайм драйв Глеб Архангельский, как успевать жить и работать.

Знание секретов тайм-менеджмента поможет вам найти время не только на то, что важно, но и на то, что доставляет удовольствие.

До конца жизни нам осталось примерно 200–400 тысяч часов, говорит ведущий российский эксперт по тайм-ме­недж­мен­ту Глеб Ар­хан­гель­ский, и наша задача – рас­по­ря­дить­ся этим временем с умом.

Время необходимо найти не только на за­ра­ба­ты­ва­ние денег, но и на семью, друзей, отдых, чтение книг и тысячи других занятий. Большинство людей не за­ду­мы­ва­ют­ся о том, что время, в отличие от денег, – ресурс невос­пол­ни­мый, и продолжают бесшабашно его транжирить.

Автор в доступной форме знакомит читателя с секретами тайм-ме­недж­мен­та, или техники управления личным временем. Сильные стороны книги – это возможность применить ее ре­ко­мен­да­ции на деле прямо сегодня, четкая структура изложения, а также мно­го­чис­лен­ные обращения автора к примерам из российской истории и современной деловой жизни.

Ар­хан­гель­ский под­ска­зы­ва­ет простые решения проблемы нехватки времени, над которой многие читатели наверняка ломают голову уже давно. Впрочем, следует отметить, что большинство пред­став­лен­ных в книге ре­ко­мен­да­ций хорошо известно в деловой литературе.

Из краткого содержания книги вы узнаете:

• Что такое управление временем и для чего оно нужно
• Какие приемы и методы помогают экономить или эффективнее ис­поль­зо­вать время
• Что такое “поглотители времени” и как с ними бороться

Основные идеи

• Приемы и методы тайм-ме­недж­мен­та позволяют человеку находить время на самые важные и интересные дела в его жизни.
• Настроиться на работу помогает ис­поль­зо­ва­ние пси­хо­ло­ги­че­ских “якорей”.
• Выполнение неприятной или масштабной работы облегчают методы “съедения лягушки” и “съедения слона”.
• Планируйте свое рабочее время, включая в план и периоды отдыха.
• Если перед вами стоит сразу несколько задач, выбирайте самую при­о­ри­тет­ную. При этом опирайтесь не на интуицию, а на критерии важности.
• Умение вовремя сказать “нет” экономит время и силы.
• Перед тем как приступить к рутинной или не требующей высокой ква­ли­фи­ка­ции работе, подумайте, нельзя ли ее пе­ре­по­ру­чить другим людям.
• Когда на вашем столе накопится слишком много неразо­бран­ных материалов, рас­сор­ти­руй­те их методом вычленения отдельных типов документов.
• Продумайте тактику борьбы с основными “по­гло­ти­те­ля­ми времени”; утечки времени оценивайте с помощью ежедневного хро­но­мет­ра­жа своих действий.
• Ценность навыков по управлению временем ру­ко­во­ди­те­лю лучше всего показывать на личном примере.

Краткое содержание Тайм драйв Глеб Архангельский 

Что такое тайм-ме­недж­мент

Когда к человеку приходит понимание того, сколько времени ему осталось на активную жизнь, он начинает всерьез бес­по­ко­ить­ся о максимально полезном рас­хо­до­ва­нии этого времени.

После того, как он привыкает вдумчиво и кропотливо планировать рабочий день, неделю, месяц, часто об­на­ру­жи­ва­ет­ся, что у него появилось намного больше, чем раньше, времени на отдых, “творческую лень” и спокойные размышления о чем угодно.

Управление личным временем – это не раз­но­вид­ность кро­хо­бор­ства и скупости, как может кому-то показаться, а уникальная возможность высвободить время не только на самые важные, но и на самые приятные дела, чтобы жить в со­от­вет­ствии с личными ценностями и при­о­ри­те­та­ми.

Иными словами, тайм-ме­недж­мент – это один из путей к свободному и гар­мо­нич­но­му су­ще­ство­ва­нию.

Са­мо­мо­ти­ва­ция

Психологам хорошо известно, что с помощью нехитрых приемов, действующих чаще всего на бес­со­зна­тель­ную часть психики, человека можно настроить на эффективную работу даже в том случае, когда работа ему неинтересна.

Один из этих приемов – ис­поль­зо­ва­ние пси­хо­ло­ги­че­ских “якорей”, то есть це­ле­на­прав­лен­ное создание в сознании нужных ассоциаций. Например, если вы привыкли заниматься делами в со­про­вож­де­нии опре­де­лен­ной мелодии, то ее про­слу­ши­ва­ние само по себе способно взбодрить и настроить на рабочий лад.

Иногда таким “якорем” выступает и чашка крепкого кофе, выпиваемая по приходе на работу. Обращаться с пси­хо­ло­ги­че­ски­ми “якорями” следует аккуратно, так как сфор­ми­ро­ван­ные ими ассоциации могут распадаться.

“В области времени нет миллионеров… Потерянное время, в отличие от потерянных денег, нельзя вернуть”.

Иногда нам бывает трудно взяться за дело, когда мы понимаем, что дело это непростое и потребует зна­чи­тель­ных усилий. Используйте в этом случае “метод швей­цар­ско­го сыра”.

Представьте, что стоящая перед вами задача – это кусок сыра, от которого можно откусывать маленькие кусочки, то есть выполнять самые легкие или приятные этапы работы.

Через некоторое время вы заметите, что от основного массива работы уже почти ничего не осталось. Завершив выполнение того или иного этапа, поощрите себя – скажем, откусывайте кусочек шоколадки после написания очередной страницы отчета.

Один из популярных способов заставить себя приступить к выполнению не слишком приятных задач – “съедение лягушки”. Представьте, что самый неприятный для вас участок работы – это холодная, противная лягушка, которую нужно съесть.

После того, как вы покончите с самым трудным, все остальное покажется вам намного более простым для выполнения.

“«Драйв» – так же хорошо прижившийся в русском языке корень, ас­со­ци­и­ру­ю­щий­ся с двумя вещами: управлением, энергичным движением – и, второе значение, ярким удо­воль­стви­ем от того, что делаешь”.

Другой вариант этого метода – “съедение слона”. Когда вы боитесь приступить к задаче из-за ее мас­штаб­но­сти, представьте ее в виде слона, которого вы разрезаете на кусочки, чтобы каждый день съедать по одному.

Заведите таблицу, в которую заносите съеденных “слонов” и “лягушек” по мере их поступления. Назначьте для себя маленькую награду за успешное поглощение опре­де­лен­но­го их количества – например, приятную покупку.

Пред­став­ле­ние времени в виде таблицы – эффективное средство тайм-ме­недж­мен­та, помогающее создать в воображении картину неумолимого течения времени.

“Человек устроен так, что сама фиксация ко­ли­че­ствен­но­го показателя уже под­тал­ки­ва­ет к действиям в нужном направлении”.

Тайм-ме­недж­мент в офисе

Одна из аксиом управления временем гласит, что у каждого дня должен быть план. Этот план выступает своего рода схемой, помогающей сознанию пред­ва­ри­тель­но просчитать все действия.

Всегда имейте при себе ежедневник, куда вечером или утром заносите план на предстоящий день. Подсчитывая дневной “бюджет” своего времени, не забывайте закладывать в него такие непред­ви­ден­ные временные траты, как ав­то­мо­биль­ные пробки или ор­га­ни­за­ци­он­ные просчеты.

Нужно помнить и о том, что план – это не догма, а пред­ва­ри­тель­ная схема, которую нужно кор­рек­ти­ро­вать по ходу дела. Недостаток планов в том, что они могут срываться из-за непред­ви­ден­ных мелочей.

Продумайте свои действия на этот случай и за­страхуй­тесь от неожи­дан­но­стей – например, собирая максимум до­пол­ни­тель­ной информации о за­пла­ни­ро­ван­ных ме­ро­при­я­ти­ях.

“Очень многие люди на пост­со­вет­ском про­стран­стве не управляют своей жизнью, а плывут по течению”.

Часть задач, которые обязательно нужно выполнить, будет относиться не к конкретному дню, а иметь сквозной характер. Например, напомнить кому-то о чем-то, если он позвонит, или помыть машину, если вы будете проезжать мимо автомойки.

Список таких дел удобно выносить на отдельную карточку, ис­поль­зу­е­мую в качестве закладки в ежедневнике, – “стра­те­ги­че­скую картонку”. Выполнение за­пла­ни­ро­ван­ных действий такого рода зависит от появления удобного момента.

Чтобы вспомнить о “контекстной задаче” в нужный момент, создайте систему “переходящих” напоминаний, которые можно записывать, скажем, на маленьких стикерах и прикреплять сначала к одной странице ежедневника, а затем переносить их на следующую.

“Ежедневно нам внушают, чего должен хотеть «правильный» успешный человек. Хотя настоящие успешные люди начинали свой путь к успеху вовсе не с покупки пиджака от Армани”.

При пла­ни­ро­ва­нии дня следует учесть еще одно условие эффективной работы, о котором мало кто за­ду­мы­ва­ет­ся. Это отдых для вос­ста­нов­ле­ния сил. Бес­си­стем­ное пе­ре­клю­че­ние внимания не помогает рас­сла­бить­ся – отдых должен быть регулярным и за­пла­ни­ро­ван­ным.

Установите для себя правило каждый час отрываться от работы ровно на пять минут. В “пятиминутку отдыха” заварите чай, поговорите со знакомым, побродите по Интернету или просто пройдитесь по коридору.

Лучший вид короткого отдыха в рабочее время – это сон. Вместо того чтобы после обеда клевать носом, мучительно пытаясь со­сре­до­то­чить­ся, найдите возможность вздремнуть хотя бы полчаса.

Это можно сделать в кабинете, пустой пе­ре­го­вор­ной комнате или автомобиле. Короткий по­сле­обе­ден­ный сон быстро освежит мозг – и вы будете готовы с новыми силами взяться за работу.

“Первое, с чего начинается расстановка приоритетов, – расчистка вашей жизни от навязанных дел”.

Искусство расставлять приоритеты

Умение находить среди дел главное и в первую очередь заниматься им, а все вто­ро­сте­пен­ные задачи откладывать на потом имеет ко­лос­саль­ную важность не только для работы, но и для жизни в целом.

Самая рас­про­стра­нен­ная причина неудач – наше есте­ствен­ное желание получить все и сразу. Выбор при­о­ри­тет­но­го в данный момент дела – суть тайм-ме­недж­мен­та.

Однако чтобы не ошибиться с выбором приоритета, нужно не полагаться на интуицию, а сфор­му­ли­ро­вать критерии важности (источник задачи, вклад в общий результат, сложность и так далее).

Матрица критериев должна стать “ситом”, сквозь которое вы будете ежедневно “просеивать” задачи и цели.

“В любом случае, с вечера или с утра пла­ни­ро­вал­ся день, – к плану ни в коем случае нельзя относиться как к закону. План должен постоянно кор­рек­ти­ро­вать­ся при изменении об­сто­я­тельств”.

Когда человек начнет всерьез разбираться с тем, какие дела имеют пер­во­сте­пен­ную важность, а какие подождут, у него могут возникнуть конфликты с окружающими. Каждый считает, что его проблема или вопрос должны решаться в первую очередь.

Ваша задача – сбросить с плеч гору мелких, вто­ро­сте­пен­ных дел, которые отнимают ценное время и истощают силы, но при этом не испортить отношений с коллегами. Можно выделить три следующих приема, помогающих это сделать:

• Вежливый и убе­ди­тель­ный отказ.Ничто так не бережет время и силы, как умение говорить “нет”. Научитесь вовремя от­ка­зы­вать­ся от выполнения дел, не со­гла­су­ю­щих­ся с вашими при­о­ри­тет­ны­ми целями. Чтобы человек, которому отказали в его просьбе, не затаил на вас обиду, придумайте прав­до­по­доб­ную причину. Если позволяют об­сто­я­тель­ства, попробуйте привести логическую ар­гу­мен­та­цию своего отказа. Либо докажите человеку, что на самом деле то, о чем он вас просит, ему не нужно или не выгодно.
• “Здоровый пофигизм”.В некоторых ситуациях не следует торопиться с выполнением по­став­лен­ной задачи – завтра она может решиться сама собой, без вашего участия. Перед тем как браться за любое дело, спрашивайте себя, нужно ли его делать вообще и должны ли этим заниматься именно вы. Вокруг вас наверняка есть люди, которые только и ждут, чтобы переложить на ваши плечи свою работу.
• Де­ле­ги­ро­ва­ние работы.Перед выполнением рутинной (или неква­ли­фи­ци­ро­ван­ной) работы подумайте, нельзя ли передать ее другим сотрудникам или обратиться к помощи людей, оказывающих про­фес­си­о­наль­ные услуги. Перепоручив задачу подчиненным, не забывайте следить за тем, как они ее выполняют, и при необ­хо­ди­мо­сти напоминайте им о ней. Не полагайтесь на память, а фиксируйте поручения на карточках или в органайзере (бумажном или электронном). Пусть коллеги и подчиненные знают: вы никогда не забываете, о чем просили других.

“Если ваши планы и до­го­во­рен­но­сти под­твер­жде­ны электронным письмом, решать спорные вопросы «в случае чего» будет гораздо проще”.

Как победить хаос

Одна из основных причин утечки дра­го­цен­но­го времени – присутствие вокруг нас толщи ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора, сквозь который приходится продираться к дей­стви­тель­но важной информации.

Научитесь ор­га­ни­зо­вы­вать оперативный доступ к нужным сведениям и не за­гро­мож­дай­те голову массой ненужных. Когда у вас скопится слишком много непро­смот­рен­ных документов, непро­чи­тан­ных писем и так далее, примените метод “огра­ни­чен­но­го хаоса”.

Он заключается в том, что все входящие материалы помещаются в общий “накопитель” (папку, корзину, электронную папку). Затем про­из­во­дит­ся сортировка: мы выделяем из массы бумаг основной тип материалов (или же тот, который легче всего вычленить) и заводим для него отдельную папку (например “Договоры”, “Финансовые отчеты”).

Затем выделяем следующий массив до­ку­мен­та­ции – и так до тех пор, пока завал не будет разобран. Метод движения от хаоса к порядку гораздо лучше из­на­чаль­но­го следования опре­де­лен­ным принципам сортировки документов, которое в итоге чаще всего приводит к дуб­ли­ро­ва­нию папок и еще большему хаосу.

“Главное правило управления вниманием: если вы приблизили что-то к центру внимания – что-то обязательно удалите от него”.

“Поглотители времени”

Один из главных источников ин­фор­ма­ци­он­но­го мусора в жизни человека – это телевидение и другие средства массовой информации. Внимательно про­ана­ли­зи­руй­те свое желание регулярно смотреть выпуски новостей.

Так ли вам нужно знать о военных действиях на Ближнем Востоке, о разводе поп-звезды или любом другом событии, к которому ни вы лично, ни ваша компания не имеете отношения?

Бросьте привычку включать телевизор по утрам и вечерам, используя его в качестве звукового фона. Спрячьте подальше пульт ди­стан­ци­он­но­го управления, чтобы не про­во­ци­ро­вать у себя навязчивое желание постоянно переключать каналы.

Смотрите телевизор выборочно и це­ле­на­прав­лен­но: если в программе стоит передача, которая вам интересна, то запишите ее на ка­кой-ни­будь цифровой носитель, чтобы посмотреть в удобное время.

“Один из самых типичных по­гло­ти­те­лей времени – об­ще­ствен­ный транспорт или автомобиль”.

Победа в борьбе с такого рода “по­гло­ти­те­ля­ми времени” требует си­сте­ма­ти­че­ско­го подхода. Попробуйте замерить точно, сколько времени вы ежедневно тратите на те или иные дела.

Например, носите с собой блокнот и несколько дней подряд педантично записывайте в него, что вы делаете и сколько времени на это ушло (с точностью до 5–10 минут).

Короткие отвлечения от работы, занимающие меньше пяти минут, отмечайте “галочками”, а вечером число этих “галочек” умножьте на 2–3 минуты, чтобы увидеть масштаб этих мелких утечек времени.

Вни­ма­тель­ный, терпеливый мониторинг личного времени позволяет увидеть со всей ясностью, какие временные резервы есть у вас в запасе.

Сравните время, затраченное на при­о­ри­тет­ные и важные дела, со временем, отнятым “по­гло­ти­те­ля­ми”. Когда у вас появятся ко­ли­че­ствен­ные показатели, вы удивитесь, насколько быстро станут сокращаться утечки времени на “по­гло­ти­те­лей”.

“Мы не считаем ежедневную чистку зубов или душ «напрягом», потому что это дав­ным-дав­но вошло в привычку… То же самое в управлении личным временем – лучше заниматься этим вопросом по 15 минут ежедневно, чем большими наскоками, но нерегулярно”.

Благодаря ежедневному хро­но­мет­ра­жу вы, возможно, впервые точно узнаете, сколько времени на самом деле отнимает дорога на работу и с работы.

Подумайте над тем, как заполнить этот “мертвый” промежуток чем-нибудь полезным – например, чтением книг, про­слу­ши­ва­ни­ем ауди­о­за­пи­сей или изучением иностранных языков.

Наконец, когда вы едете в об­ще­ствен­ном транспорте, просто рас­слабь­тесь и по­ста­рай­тесь хорошо отдохнуть – это будет не менее эффективным ис­поль­зо­ва­ни­ем времени, чем чтение книги.

“Представьте, что какой-то человек про­гу­ли­ва­ет­ся по кладбищу. Остановится ли он у вашей могилы, за­ин­те­ре­су­ет­ся ли надписью на ней?”

В тайм-ме­недж­мен­те – как в спорте: если человек не двигается вперед, он двигается назад. Поставьте перед собой цель каждый день делать хотя бы маленький шажок к экономии личного времени.

Превратите контроль за временем и поиск его ресурсов в такое же регулярное, привычное занятие, как умывание и чистка зубов. Возьмите за правило ежедневно разбираться хотя бы с одним ин­фор­ма­ци­он­ным завалом (очистка рабочего стола, сортировка входящей электронной кор­ре­спон­ден­ции и так далее).

Еженедельно опробуйте ка­кую-ни­будь новую методику управления временем – например, мониторинг временных затрат на текущие дела или ведение органайзера. Раз в три месяца проводите “дис­ци­пли­нар­ную неделю”, в течение которой строго соблюдайте все свои планы, не давайте себе никаких поблажек и ни на минуту не от­вле­кай­тесь от дел.

Культура управления временем

Хотя все мы знаем, что время – это деньги, потеря денег вос­при­ни­ма­ет­ся нами намного болезненнее, чем потеря времени. Ин­ди­ви­ду­аль­ные усилия по экономии личного времени часто разбиваются о стену кол­лек­тив­но­го безразличия.

Идеология тайм-ме­недж­мен­та должна быть сегодня встроена в кор­по­ра­тив­ную культуру любой организации. Самый простой способ пробудить интерес руководства компании к внедрению его принципов – это подсчет финансового ущерба от непро­дук­тив­но за­тра­чи­ва­е­мо­го времени в масштабах одного под­раз­де­ле­ния или всей организации.

Пусть подчиненные убедятся на примере своего начальника, что бороться за время нужно не менее ожесточенно, чем за деньги. Ру­ко­во­ди­тель должен показать на деле, что ценит время своих подчиненных.

Очевидное пре­иму­ще­ство тайм-ме­недж­мен­та состоит в том, что вряд ли найдется хоть один человек, который согласится спокойно смотреть, как бес­смыс­лен­но утекает его жизнь. Чаще всего людям достаточно лишь подсказать, что надо делать для экономии времени.

Тайм драйв Глеб Архангельский, приобрести книгу